UF0075 - Planificación, organización y control de eventos

La finalidad de esta Unidad Formativa es enseñar a proyectar y presupuestar eventos en términos que respondan a la demanda de sus promotores, planificando el proyecto y dirigiendo las acciones previas a la realización efectiva del evento. También se aprenderá a operar el evento ejecutando las acciones necesarias para el cumplimiento del plan de trabajo previsto, ejecutando y supervisando las acciones precisas para el cierre efectivo y participando en la mejora de la calidad de los procesos o servicios. Para ello, se analizará el turismo de reuniones, los principales destinos turísticos nacionales e internacionales y los eventos, así como su tipología y mercado. Además, se estudiará el evento como proyecto, los servicios requeridos en la organización de eventos y las aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos. Para terminar, se profundizará en la organización del evento como proyecto Tema 1. El Turismo de Reuniones y su Demanda de Servicios Especializados. 1.1. El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano 1.2. Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda 1.3. Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos 1.4. Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos 1.5. Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución Tema 2. Principales Destinos Turísticos Nacionales e Internacionales de Turismo de Reuniones. 2.1. Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria 2.2. Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional Tema 3. Los Eventos, su Tipología y su Mercado. 3.1. Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros 3.2. El concepto de evento 3.3. El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes 3.4. La gestión de eventos como función emisora y como función receptora 3.5. Fases del proyecto de un evento Tema 4. El Evento como Proyecto: Planificación, Presupuestación y Organización. 4.1. Fuentes y medios de acceso a la información 4.2. Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios 4.3. Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables 4.4. Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones 4.5. Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones 4.6. Programación de la logística y de los recursos humanos 4.7. Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos 4.8. Gestión de espacios comerciales y de patrocinios 4.9. Presidencias honoríficas y participación de personalidades 4.10. Confección de cronogramas 4.11. Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad 4.12. Presupuestación del evento Tema 5. Servicios Requeridos en la Organización de Eventos. 5.1. Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas 5.2. Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones 5.3. Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita 5.4. Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos 5.5. Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones 5.6. Secretaría técnica y secretaría científica 5.7. Servicios de animación cultural y producción de espectáculos 5.8. Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos 5.9. Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales 5.10. Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos 5.11. Otros servicios requeridos en los eventos Tema 6. Aplicaciones Informáticas Específicas para la Gestión de Eventos. 6.1. Tipos y comparación 6.2. Programas a medida y oferta estándar del mercado 6.3. Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line. Software integral: creación, promoción, gestión y control de acceso Tema 7. El Evento como Proyecto: Organización. 7.1. La organización del evento: Definición de funciones y tareas 7.2. Comités y secretarías: funciones y coordinación 7.3. Gestión de colaboraciones y patrocinios 7.4. Soportes y medios para ofrecer información del evento 7.5. Difusión del evento y captación de participantes 7.6. Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos 7.7. Funciones y responsabilidades 7.8. Procedimientos e instrucciones de trabajo Tema 8. El Evento como Proyecto: Dirección y Control. 8.1. Control de inscripciones 8.2. Control de cobros 8.3. Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos 8.4. Protección de datos personales 8.5. Documentación del evento 8.6. Procesos administrativos y contables 8.7. Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones 8.8. Coordinación 8.9. Evaluación de servicios y suministros 8.10. Formalización de contratos. Documentación 8.11. Supervisión y control del desarrollo del evento 8.12. Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes 8.13. Documentos de control del evento 8.14. El informe final del evento 8.15 .Balances económicos